Enregistrement UBO : le moment de vérité

décembre 2019

Imaginez…

Vous êtes cadre supérieur d’une succursale belge d'une grande multinationale et, l'année dernière, votre nom a été repris par le conseil d'administration en qualité d’UBO dans le registre UBO.

Quelque temps plus tard, votre voisin plutôt curieux vous signale qu’il a remarqué que votre nom figure au registre UBO et qu'il ne savait pas que vous possédiez une multinationale.

Vous tombez des nues. Pourquoi votre voisin est-il au courant que votre nom figure au registre UBO ? Quelles informations peut-il encore demander ? N'existe-t-il donc vraiment aucune confidentialité sur ce sujet ?

Quelques précisions.

L'obligation d'enregistrer le bénéficiaire effectif d'une société (ou Ultimate Beneficial Owner en anglais, soit « UBO ») découle de la réglementation européenne relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (les quatrième et cinquième directives anti-blanchiment). La réglementation impose à tous les États membres d'établir un « registre UBO » d'ici au 10 janvier 2020. L'objectif consiste à relier les registres UBO des États membres afin de pouvoir identifier les bénéficiaires effectifs de toutes les entités assujetties au sein de l'UE.

En Belgique, l'obligation d'enregistrement au registre UBO a été intégrée dans la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017, complétée par un arrêté royal du 31 octobre 2018.

Concrètement, toute personne physique identifiée comme bénéficiaire effectif doit être inscrite au registre. Pour les entreprises, il s'agit de toute personne physique qui détient directement ou indirectement une participation supérieure à 25 %, ou qui contrôle l’entreprise par d'autres moyens. Si aucune personne physique ne remplit un de ces deux critères, le « dirigeant principal » doit être enregistré en tant qu’UBO.

L’enregistrement est obligatoire. Seules les sociétés cotées et leurs filiales détenues à 100 % sont dispensées de l'obligation d'enregistrement.

L'obligation d'inscription au registre UBO doit être validée chaque année. Toute modification doit être enregistrée dans un délai d'un mois, afin que les informations enregistrées restent suffisantes, exactes et à jour.

Le délai pour le premier enregistrement en Belgique a expiré le 30 septembre 2019, après avoir été préalablement reporté à deux reprises. Il existe toutefois une politique de tolérance jusqu'au 31 décembre 2019, en partie parce que le registre doit encore être mis au point techniquement. Ce n’est qu'à compter de janvier 2020 qu’en cas de non-respect de l'obligation d'enregistrement, des sanctions pourront être imposées. Ces sanctions consistent en des amendes administratives allant de 250 à 50 000 euros. En outre, les administrateurs qui ne se conforment pas à l'obligation d'enregistrement s'exposent à une amende pénale, imposée sur pied du Code des Sociétés et des Associations, et pouvant s’élever de 50 à 5000 euros (majorée des décimes additionnels).

Les données reprises dans le registre UBO sont accessibles à tout moment aux autorités compétentes (telles que le fisc et la cellule anti-blanchiment).

Tout citoyen dispose également d’un droit d’accès aux données. Ce droit d’accès (payant) est toutefois limité. Par exemple, le prénom, la date de naissance, le numéro d'identification national ou l'adresse exacte des UBO ne seront pas accessibles.

En outre, le registre UBO ne peut être consulté que sur la base du nom ou du numéro BCE de l’entreprise en vue d'identifier l'UBO de l’entreprise en question. À l'inverse, il n'est pas possible d'effectuer une recherche sur la base de l'UBO pour déterminer dans quelles entreprises cette personne détient une participation.

Chaque UBO peut demander à être informé de toute personne, autorité ou institution qui a consulté ses données au cours des six derniers mois. Chaque UBO peut également demander de cacher tout ou partie des informations en question au grand public, mais il doit à cet effet avoir démontré qu'il existe un risque disproportionné de fraude, d'enlèvement, de chantage, d'extorsion, d'intimidation ou de violence.

Si l'UBO de votre société n'est pas encore enregistré, vous avez jusqu'au 31 décembre 2019 pour faire le nécessaire afin d'éviter tout risque de sanctions.

Concrètement :

La Directive européenne relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux exige que les États membres collectent des données sur les « bénéficiaires effectifs » des sociétés dans un registre UBO central organisé à cet effet. Ce registre UBO doit être opérationnel avant le 10 janvier 2020.
En Belgique, le registre UBO est opérationnel depuis le 1er octobre 2018. Il incombait à chaque entité assujettie d'enregistrer ses UBO avant le 30 septembre 2019.
Les entreprises peuvent encore enregistrer leur UBO jusqu'au 31 décembre 2019. Passé ce délai, elles s’exposent à des sanctions.
En principe, tout le monde a accès aux informations enregistrées relatives à l'UBO de l’entreprise. Toutefois, cet accès est payant et limité afin de protéger le droit au respect de la vie privée de l'UBO.