Votre assemblée générale est-elle prête pour l’ère numérique ?

Mai 2021

Imaginez…

Vous travaillez en tant que juriste d'entreprise au sein d’une société internationale dont le siège est en Belgique, et l'assemblée générale annuelle approche.

Votre préparation est dans sa dernière ligne droite lorsque vous recevez tout à coup un coup de fil du président du conseil d'administration. Certains actionnaires étrangers se demandent si l'assemblée générale peut être organisée par voie digitale cette année, en utilisant par exemple Teams ou Zoom.

Les statuts ne prévoient pas expressément ce cas de figure. L'assemblée générale peut-elle être organisée sous forme digitale ? Si oui, comment l'organisez-vous ? Et qu'est-ce que cela implique pour la documentation que vous avez préparée jusque dans les moindres détails ?

Quelques précisions.

Une loi belge du 20 décembre 2020 permet, depuis la fin de l'année dernière, d'organiser les assemblées générales des entreprises et des associations par voie électronique. Une habilitation statutaire en ce sens n’est désormais plus nécessaire à cet effet.

L'organe d’administration peut décider d'organiser l'assemblée générale à distance. Dans ce cas, les actionnaires ou les membres doivent pouvoir y participer par un moyen de communication électronique fourni par la société ou l'association.

Un certain nombre de conditions doivent être remplies pour qu’une assemblée générale digitale puisse avoir lieu :

Le moyen de communication électronique doit permettre de vérifier la qualité et l'identité des actionnaires ou des membres participants. Il doit leur permettre de suivre la réunion en temps réel et sans interruption, ainsi que de voter. En outre, le moyen de communication doit permettre l'interaction. Cela veut dire que les actionnaires ou les membres doivent pouvoir participer aux débats et poser des questions. L'organe d’administration peut déroger temporairement - jusqu'au 30 juin 2021 - à cette dernière exigence, sous réserve de motivation, si la société ou l'association ne dispose pas d'un moyen de communication permettant l’interaction.
Le recours à un outil de communication électronique répandu tel que Teams, Zoom ou Skype est parfaitement envisageable. Dans les entreprises ou associations avec un nombre limité d'actionnaires ou de membres, où tout le monde se connaît et peut facilement s'identifier, une simple conférence téléphonique est également possible.
La convocation à la réunion doit décrire de manière claire et précise les modalités de la participation à distance. Si l'entreprise ou l'association fait usage d'un site web officiel, cette procédure doit être accessible via le site web.
Le procès-verbal de l'assemblée générale doit décrire les éventuels problèmes ou incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation à distance d’un ou plusieurs participants.
Outre les actionnaires ou les membres, les dirigeants et le commissaire peuvent également participer à distance. Les membres du bureau de l'assemblée générale doivent néanmoins être physiquement présents, car ils sont chargés de vérifier la validité de la composition de l'assemblée et de veiller à ce qu'elle se déroule correctement et soit bien documentée.

Contrairement aux assemblées générales, les réunions numériques de l'organe d’administration ne sont pas explicitement réglementées par la loi. Il est généralement admis que l'organe d’administration peut également se réunir par voie digitale, à condition que les statuts n'excluent pas ce mode de réunion et qu'une délibération effective soit possible.

La numérisation du droit des sociétés se profile également à l'horizon sur d’autres aspects. Ainsi, le 25 mars 2021, le Conseil des ministres a approuvé un avant-projet de loi transposant la directive européenne 2019/1151 du 20 juin 2019. Cette directive concerne l'utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés.

L'une des innovations les plus importantes est que, à partir du 1er août 2021, il doit être possible de créer une société par voie électronique. Dans ce cas, l'acte authentique sera signé par voie électronique lors d'une vidéoconférence avec le notaire.

Concrètement

Les assemblées générales des entreprises et des associations peuvent désormais être organisées par voie digitale, sans nécessairement avoir besoin d'une habilitation statutaire.
Le moyen de communication électronique par lequel l'assemblée générale est organisée doit permettre de vérifier la qualité et l'identité des participants.
Il doit également garantir une participation active, y compris la possibilité de poser des questions et de voter. La convocation à l'assemblée générale doit comprendre une description claire de la procédure. En cas de problèmes ou d'incidents techniques, ceux-ci doivent être mentionnés dans le procès-verbal.
D'autres initiatives visant à numériser le droit des sociétés sont également en préparation. Ainsi, à partir du 1er août 2021, il devrait être possible de créer une entreprise par voie numérique.

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